Để có thể thuê tòa nhà văn phòng tại TP.HCM được như mong muốn thì đừng bỏ qua 11 chiêu này vì 9 trên 10 người áp dụng đều thành công.
11 chiêu phải bỏ túi trước khi thuê tòa nhà văn phòng tại TP.HCM
Bạn có biết kinh nghiệm đi thuê tòa nhà văn phòng tại TP.HCM vốn không xuất phát từ những kiến thức xa vời mà bắt nguồn từ chính thực tiễn của doanh nghiệp. Muốn thuê được văn phòng tốt, phù hợp, người thuê phải dựa trên chính nhu cầu và khả năng của mình, tuân thủ các nguyên tắc trên thị trường cũng như đặc trưng của phân khúc bất động sản cho thuê nói riêng.
Vì bên cạnh những yêu cầu cơ bản như tận dụng các kênh tìm kiếm nguồn cung, khảo sát vị trí, văn phòng trên thực tế, kinh nghiệm làm hợp đồng thuê,… người thuê văn phòng nhất định không thể xem nhẹ 11 chiêu cực kỳ hiệu quả ít ai chia sẻ này:
1. Phải có danh sách tiêu chí thuê tòa nhà văn phòng cụ thể
Nếu bạn chỉ tìm hiểu về các loại hình văn phòng cho thuê có trên thị trường là chưa đủ, người thuê nên có sẵn cho mình bảng danh sách những tiêu chí mong muốn. Từ các tiêu chí này để xem xét mức độ phù hợp với mô hình, lựa chọn ra phương án khả quan nhất.
Vì DIZALAND có sẵn một bộ tiêu chí chi tiết, rõ ràng sẽ giúp quá trình tìm kiếm của bạn trở nên nhanh chóng, hạn chế được những chi phí phát sinh không đáng có. Khả năng của mỗi doanh nghiệp là hữu hạn, dù có thể cùng ngành nghề, tương đồng về quy mô.
Tuy nhiên mỗi doanh nghiệp phải tự biết được đâu là tiêu chí bắt buộc phải thực hiện để đáp ứng nhu cầu quan trọng nhất cho doanh nghiệp; đâu là tiêu chí có thể bỏ qua. Nếu không lên ý tưởng cụ thể, sẽ rất khó để doanh nghiệp “cân đo đong đếm.
2. Đầu tư thời gian đi tìm thuê
Tất nhiên rồi, để tìm được văn phòng thích hợp và đi xem, khảo sát trên thực tế đôi khi tốn rất nhiều thời gian. Nhiều doanh nghiệp quá tự tin vào nguồn cung hiện nay nên thường “nước đến chân mới nhảy”. Tìm thuê văn phòng cần qua nhiều giai đoạn, vì vậy, nên đầu tư khoảng thời gian hợp lý để tìm kiếm và chuẩn bị, ít nhất từ 4 – 6 tháng trước thời điểm muốn thuê/chuyển văn phòng.
3. Phải cân nhắc giữa khả năng tài chính và mong muốn thực tế
Để có thể thuê được văn phòng sang trọng, hiện đại có thể giúp nhân viên cải thiện tinh thần, hứng thú trong công việc cũng như xây dựng hình ảnh doanh nghiệp theo hướng chuyên nghiệp, cao cấp hơn là điều mà bất kỳ ai cũng mong muốn. Tuy nhiên, đừng quên rằng, thuê văn phòng là một trong những cách thức để doanh nghiệp hoạt động và tạo ra lợi nhuận. Số tiền bỏ ra cho thuê văn phòng cũng mà một trong các danh mục thuộc chi phí đầu tư.
Nhưng tuyệt đối đừng để tâm lý “cố thêm một chút”, nhằm thỏa mãn mong muốn mà mất đi tính khả thi, đẩy doanh nghiệp vào hoàn cảnh “sống dở chết dở”. Ví dụ như những khách thuê đặt ra ngân sách 15USD/m2/tháng thì luôn “hướng đến” những văn phòng có giá thuê nhỉnh hơn, từ 17 – 18 USD/m2/tháng và họ cho rằng khoản chênh lệch này “không đáng kể” để đổi lấy sự tiện nghi, hiện đại, thuận tiện hơn. Tuy nhiên, chính điều này tạo ra những cân nhắc kéo dài hoặc nếu nhanh chóng quyết định lại khiến doanh nghiệp gặp khó trong thời hạn thuê.
4. Phải dự trù cho kế hoạch dài hạn và tăng số lượng nhân viên
DIZALAND nhận thấy một trong những sai lầm lớn nhất của doanh nghiệp khi thuê văn phòng chính là chỉ dựa trên nhu cầu ở hiện tại mà quên đi câu chuyện mở rộng cho những năm về sau. Chi phí cho việc chuyển văn phòng (làm lại nội thất, mua sắm bàn ghế, tủ kệ, hoàn trả văn phòng cũ v.v.) khá tốn kém nếu như số lượng nhân viên tăng lên và khả năng của văn phòng hiện thời không còn đáp ứng đủ. Để tránh trường hợp này, người thuê cần có sự tính toán diện tích phù hợp cho việc tăng – giảm nhân sự của doanh nghiệp trong vòng từ 3 – 5 năm.
Theo như khảo sát trên thực tế cho thấy, trong số các trường hợp doanh nghiệp phải bồi thường do chấm dứt Hợp đồng thuê văn phòng trước hạn thì có đến 50% xuất phát từ nguyên nhân tăng nhân viên, không còn đủ chỗ làm việc nên buộc phải tìm kiếm văn phòng mới.
5. Xem xét toàn bộ mọi khoản chi phí khi thuê
Không chỉ thuê văn phòng, đối với thuê nhà nguyên căn, thuê cửa hàng, phòng trọ hay bất kỳ loại hình bất động sản nào khác, giá thuê hàng tháng chưa phải là tất cả, xung quanh còn rất nhiều chi phí phát sinh khác. Những chi phí này phục vụ cho nhu cầu thiết yếu, từ mức cơ bản nhất nên đôi khi doanh nghiệp ít để ý đến. Tuy nhiên, nếu những khoản thu này bất hợp lý và kéo dài sẽ làm ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp đáng kể.
Do đó đừng bỏ qua dù là khoản chi phí mà bạn cho rằng “không đáng là bao”. 04 khoản phí khác mà doanh nghiệp cần lưu ý:
– Phí dịch vụ
– Tiền điện điều hòa, tiền điện tiêu thụ tại văn phòng
– Phí giữ xe ô tô, xe máy
– Chi phí làm ngoài giờ
– Thuế VAT
6. Nhân viên là một trong những mục tiêu quan trọng
Tại sao DIZALAND lại nói như vậy? Bạn nghĩ rằng, thuê văn phòng thì chỉ cần dựa trên ý chí của chủ doanh nghiệp? Họ thấy hợp lý thì tất yếu mọi quyết định đều được lòng mọi người?
Bỏ ngay suy nghĩ sai lầm này nếu như bạn muốn có một văn phòng đạt tới hai chữ lý tưởng. Kinh nghiệm đi thuê văn phòng chỉ ra rằng, quan tâm đến nhân viên là nền tảng quan trọng để có được chỗ làm việc lý tưởng cho tất cả. Họ là người trực tiếp tạo ra doanh thu, lợi nhuận và thậm chí là giá trị, hình ảnh của doanh nghiệp. Cách doanh nghiệp đối đãi sẽ quyết định đến hiệu suất làm việc, sự cam kết của nhân viên – yếu tố quan trọng cho sự phát triển bền vững.
Điều bạn cần quan tâm đó là:
– Khoảng cách từ văn phòng đến chỗ ở của các nhân viên có quá xa? Giao thông có đủ thuận tiện trong trường hợp thời tiết xấu?
– Không gian làm việc có tạo ra sự thoải mái cho tinh thần của nhân viên? Những vấn đề như tiếng ồn, sự riêng tư có được đảm bảo? Nội thất có đủ tiện nghi, phục vụ cho công việc lẫn giờ phút nghỉ ngơi?
– Sự kết nối giữa các phòng có tạo ra thuận lợi trong trao đổi công việc? Diện tích, vị trí mỗi phòng có phù hợp với phong cách làm việc của từng bộ phận?
– Chỗ ăn uống, giải trí cho nhân viên như thế nào, về cả chất lượng lẫn giá cả, khoảng cách tiếp cận?
Việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự khảo sát tổng quan về cả văn phòng lẫn khu vực lân cận. Những chi tiết tưởng chừng như rất nhỏ này khi kết hợp lại tạo nên nền tảng gắn kết vững chắc.
7. Thời gian xem xét trước khi quyết định thuê văn phòng bao nhiêu là đủ ?
Theo DIZALAND bạn cần xem xét trong bao lâu để đưa ra quyết định có hay không thuê văn phòng đó? Những người có kinh nghiệm đi thuê văn phòng, hiểu biết về thị trường, phân khúc thì có thể chỉ trong vài tiếng đồng hồ. Nhưng ngược lại, bạn cũng có thể mất cả tuần, kèm theo đó là cảm giác “nơm nớp” lo sợ văn phòng bị thuê mất.
Đây cũng là lý do vì sao ở trên lại đề cập đến vấn đề tạo ra cho mình bộ tiêu chí đánh giá cụ thể. Đừng để phải cân nhắc quá lâu nhưng cũng không nên quá vội vàng quyết chỉ trong vài chục phút. Tùy nào năng lực của mình để đặt ra khoảng thời gian hợp lý. Nên nhớ rằng, càng chi tiết, càng tránh được sai sót về sau.
Nếu bạn muốn đánh giá được “trọn vẹn” giá trị của văn phòng muốn thuê, doanh nghiệp cần để ý đến những yếu tố như sau:
– Giao thông quanh khu vực, lối vào tòa nhà nơi có văn phòng.
– Hình ảnh kiến trúc bên ngoài tòa nhà
– Thiết kế văn phòng, hình thái kiến trúc, bố cục không gian của khu vực bên trong tòa nhà.
– Số lượng và thành phần khách thuê trong cùng tòa nhà.
– Dịch vụ lễ tân tại sảnh
– Hệ thống tiện ích
8. Đừng quá vội vàng đặt cọc
Hãy nhớ là bạn có đủ thời gian cho việc xem xét và rà soát hợp đồng thuê trước khi tiến hành đặt cọc giữ chỗ. Đặt cọc là một chế định pháp lý khá “hay ho” khi đảm bảo giao kết cho các bên nhưng cũng là nơi tiềm ẩn nhiều rủi ro. Đừng vội xuống tiền khi những vấn đề pháp lý khác chưa được đảm bảo.
9. Chuẩn bị kỹ trước khi ký hợp đồng
Vì diện tích văn phòng mà bên thuê đưa ra không đảm bảo chính xác trong mọi trường hợp. Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, cần chắc chắn mọi thứ đúng với những gì các bên đã trao đổi. Nếu như các yếu tố về cơ sở vật chất có thể quan sát bằng mắt thường thì diện tích là thứ cần phải đo đạc thực tế. Một khoản chênh lệch có thể khiến chi phí tăng lên hoặc hạn chế quá trình sử dụng cho doanh nghiệp.
Không chỉ vậy, những vấn đề khác liên quan đến ký kết hợp đồng như nội dung hợp đồng, giấy tờ pháp lý, giấy tờ nhân thân các bên, thủ tục ký – công chứng,… cũng cần có sự chuẩn bị trước.
10. Có sẵn đơn vị hợp tác thiết kế thi công
Vì việc tân trang, trang trí lại văn phòng là điều phải tiến hành sau khi thuê văn phòng, dù chỉ là những thay đổi khá nhỏ. Có sẵn đơn vị hợp tác giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí thậm chí, họ có thể đưa ra lời tư vấn trong quá trình lựa chọn văn phòng, hỗ trợ người thuê tốt hơn.
Thông thường các tòa nhà có chính sách miễn phí tiền thuê 30 ngày để khách thuê hoàn thiện nội thất nhưng vẫn thu phí dịch vụ. Nếu có sẵn bên thi công, thời gian sẽ được rút ngắn đáng kể.
11. Vấn đề tỷ giá của tiền thuê văn phòng
Có thể bạn không biết nhưng theo quy định của Ngân hàng Nhà nước, tiền thuê văn phòng hiện nay đều được quy đổi từ USD sang VNĐ để giao dịch. Vì vậy, vấn đề tỷ giá cần được làm rõ, cụ thể rằng áp dụng tỷ giá nào, chọn tỷ giá bình quân, mua vào hay bán ra. Việc thỏa thuận về vấn đề này ảnh hưởng không nhỏ đến giá thuê, tránh được các tác động bất lợi từ thị trường đồng thời hạn chế mâu thuẫn phát sinh.
DIZALAND hy vọng đã chỉ ra những vấn đề từ cơ bản đến cốt lõi nhất trong quá trình tìm kiếm và lựa chọn tòa nhà văn phòng cho thuê. Các doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu nên lưu ngay vào sổ tay của mình để có thể tránh được những sai sót và sở hữu văn phòng làm việc lý tưởng nhất cho chính mình cũng như các nhân viên nhé.
