CÁC LOẠI PHÍ PHẢI TRẢ KHI THUÊ TOÀ NHÀ VĂN PHÒNG

1 – Chi phí cố định 

Chi phí cố định là nhóm chi phí bắt buộc thường bao gồm những loại phí như sau:

• Tiền thuê văn phòng: Là tiền chi trả thuê mặt bằng văn phòng, được tính theo m2 và thanh toán theo quý hoặc năm tùy thuộc vào từng tòa nhà và từng hợp đồng đàm phán giữa khách thuê với ban quản lý tòa nhà.
• Phí dịch vụ: Được hiểu là khoản chi phí phải trả cho các dịch vụ và tiện ích tại tòa nhà. Thông thường các tòa nhà thường quy định phí dịch vụ bao gồm: Lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, đèn chiếu sáng và điều hòa tại khu vực công cộng, vận hành thang máy, chi phí diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh… Và phí dịch vụ không bao gồm những chi phí bất biến như tiền điện sử dụng, phí gửi ô tô, xe máy.
• Thuế VAT: Tất nhiên không thể thiếu thuế VAT cho mỗi hợp đồng thuê văn phòng và đây cũng được coi là chi phí thuê cố định.

2 – Nhóm chi phí theo thực tế sử dụng

Nhóm chi phí này thay đổi dựa trên thực sử dụng của các khách thuê văn phòng thường bao gồm:

• Tiền điện điều hòa: Đây là chi phí khách thuê phải trả theo thực tế sử dụng, được tính theo quy định hợp đồng. Tuy nhiên với một số tòa văn phòng hạng A, B tại Hà Nội tiền điện điều hòa được bao gồm trong chi phí dịch vụ, trong khi một số tòa văn phòng hạng C thì lại không tính bao gồm như vậy. Chính vì thế quý khách cần lưu ý kỹ trước khi thuê văn phòng để tránh những chi phí phát sinh ngoài ngân sách thuê.
• Điện năng tiêu thụ tại khu vực thuê văn phòng: Hầu hết các tòa văn phòng đều tính điện năng tiêu thụ tại khu vực thuê văn phòng theo đồng hồ riêng và tất nhiên, doanh nghiệp phải chi trả chi phí này theo thực tế sử dụng.
• Chi phí đỗ gửi xe: Tùy theo từng tòa văn phòng cho thuê mà có quy định tính phí đỗ gửi xe khác nhau. Một số tòa nhà ưu đãi miễn phí chỗ đỗ xe máy và ô tô tùy theo diện tích thuê, nhưng cũng có tòa thì không, vì vậy quý khách nên đàm phán thật kỹ trước khi thuê.

3 – Nhóm chi phí phát sinh

Nhóm chi phí phát sinh này là do nhu cầu trong quá trình làm việc. Chi phí này để chi trả cho những phát sinh gồm tiền điện thang máy, tiền điện cho khu công cộng, tiền nước WC, tiền dịch vụ… và tiền điện điều hòa trung tâm. Mỗi tòa văn phòng lại có cách tính chi phí ngoài giờ riêng nhưng có 3 phương pháp chính là: dựa vào diện tích thuê (m2/h), dựa theo họng điều hòa sử dụng hoặc fix sẵn theo văn phòng.

4 – Nhóm chi phí trả một lần sử dụng trọn đời

Nhóm chi phí này bạn chỉ cần phải trả một lần khi thuê văn phòng thường gồm:

• Phí trong thời gian thi công nội thất: Thông thường các tòa nhà sẽ miễn phí tiền thuê trong thời gian thi công nội thất nhất định tùy thuộc vào diện tích (thường là từ 15 – 45 ngày với những văn phòng cho thuê tại Hà Nội). Tuy nhiên các khách thuê vẫn phải trả tiền phí dịch vụ và chi phí điện sử dụng trong thời gian lắp đặt nội thất.
• Phí hoàn trả mặt bằng: Hầu hết các hợp đồng thuê văn phòng đều quy định khi chấm dứt hợp đồng thì người thuê sẽ phải chi trả chi phí hoàn trả mặt bằng, chính là những chi phí phá dỡ, dọn dẹp vách ngăn, hạng mục nội thất…

5 – Một số chi phí thay đổi do quy định hợp đồng thuê tòa nhà văn phòng

Một vài chi phí mà quý khách thuê cần lưu ý bởi có thể thay đổi do những quy định trong hợp đồng như:

Diện tích cần trả tiền: Do có nhiều phương pháp tính diện tích trả tiền như diện tích thông thủy, diện tích tim tường hay diện tích theo mép ngoài của tường và vách văn phòng. Và một số diện tích “chết” như cột trong văn phòng vẫn được cộng vào diện tích phải trả tiền nên quý khách cần lưu ý và đàm phán cẩn thận trước khi thuê để tránh phải chi trả cho những chi phí không cần thiết.

Điều chỉnh giá thuê: Hầu hết các tòa văn phòng đều quy định điều chỉnh giá thuê văn phòng theo một thời gian thuê nhất định và giá tăng hay giảm phụ thuộc theo biến động của thị trường.