Công ty bạn chuẩn bị chuyển đến tòa nhà văn phòng mới thuê vào cuối năm 2021 này, vậy thì những việc cần làm khi đến nơi mới nhất định phải biết nhé.
Bạn biết đấy, việc chuyển đến tòa nhà văn phòng mới thuê tưởng đơn giản nhưng lại cực kỳ quan trọng, không ít công ty đã mắc phải nhiều sai lầm khi không chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi dọn sang văn phòng mới. Chính vì thế mà DIZALAND muốn chia sẻ 6 việc cần làm khi chuyển văn phòng mới, giúp doanh nghiệp bạn thuận lợi khi chuyển đến chỗ mới với nhiều khởi sắc hơn:
5 việc cần làm khi chuyển đến toà nhà văn phòng mới thuê
- Lên kế hoạch chuyển văn phòng mới
Lên kế hoạch chuyển văn phòng mới là công việc không thể thiếu để trong quá trình chuyển đồ không xảy ra những thiếu sót và sai lầm. Trong kế hoạch này, bạn cần trả lời những thông tin liên quan đến nhân sự thực hiện, thời gian cũng như các vấn đề liên quan:
– Dự kiến thời gian chuyển văn phòng
– Thiết kế nội thất văn phòng mới, có cần bổ sung thêm tài sản, thiết bị mới hay không?
– Bố trí chỗ ngồi cho nhân sự từng phòng ban
– Dự kiến kinh phí chuyển văn phòng, bao gồm chi phí thuê nhân công, vận chuyển và những chi phí phát sinh khác
– Thay đổi các thủ tục, giấy tờ liên quan hoặc thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh nếu cần
- Chọn ngày giờ tốt để chuyển văn phòng mới
Ngày giờ chuyển đến tòa nhà văn phòng mới thuê của nhiều doanh nghiệp thường căn cứ vào tình hình thực tế như thời hạn hợp đồng thuê văn phòng cũ đã hết hạn hay chưa, văn phòng mới đã sẵn sàng để chuyển đến? Hoặc trong một số trường hợp, chủ doanh nghiệp quan tâm đến phong thủy và tuổi tác khi chuyển văn phòng mới nên sẽ chọn ngày tốt, giờ tốt để thực hiện.
Hơn nữa, việc ấn định ngày giờ chuyển văn phòng phải đảm bảo các công việc chung của công ty không bị ảnh hưởng, chẳng hạn như lịch gặp đối tác, nhân viên đi công tác hay trong dịp công việc đang chất đống thì việc chuyển văn phòng nên được hạn chế.
- Kiểm tra tài sản và lên phương án vận chuyển
Thống kê chi tiết tổng số tài sản, thiết bị văn phòng là vô cùng cần thiết khi chuyển đến tòa nhà văn phòng mới thuê. Công việc này giúp bạn không bỏ sót tài sản trong quá trình vận chuyển, và cũng biết được cách đóng gói từng thiết bị thế nào cho phù hợp ngay trong khi liệt kê các tài sản hiện có. Ngoài ra, đây cũng là căn cứ để lên phương án bày trí đồ đạc, thiết bị tại văn phòng mới cho phù hợp.
Lên phương án vận chuyển đến tòa nhà văn phòng mới thuê bao gồm quy cách đóng gói, đồ đạc nào chuyển trước, chuyển sau, chuyển bằng xe gì, ai chịu trách nhiệm theo dõi quá trình vận chuyển đồ đạc đó. Ngoài ra, cần đánh dấu đồ đạc, thiết bị của từng nhân viên để không bị lẫn mã, sai mã tài sản tương ứng với từng nhân viên, từng phòng ban.
- Bàn giao văn phòng cũ nhanh chóng
Đừng quên việc bàn giao lại mặt bằng cũ cho chủ đầu tư, làm các thủ tục cần thiết khi kết thúc hợp đồng thuê văn phòng. Trong quá trình này, cần chú ý đến những vấn đề như cần sự xác nhận của bên cho thuê và bên bạn bằng văn bản để tránh những phát sinh về pháp lý sau này, hay bàn giao lại những tài sản thuộc về phía tòa nhà văn phòng cho thuê.
- Giám sát quá trình vận chuyển đến toà nhà văn phòng mới thuê
Việc cuối cùng mà công ty bạn cần làm khi chuyển đến toà nhà văn phòng mới thuê đó là theo dõi và giám sát quá trình vận chuyển. Bao gồm toàn bộ công việc từ khi đóng gói, di chuyển đồ đạc để hạn chế việc để đồ đạc lộn xộn hay làm hư hỏng, thất lạc tài sản trong quá trình vận chuyển giữa văn phòng cũ và mới.
Đừng quên kiểm kê xem đã đủ số lượng tài sản chuyển đến hay chưa. Việc kiểm kê căn cứ vào quá trình đánh mã, liệt kê tài sản ngay từ bước 4. Sau khi kiểm kê đầy đủ tài sản, bạn có thể bắt tay vào việc sắp xếp, bày trí văn phòng mới theo đúng phương án thiết kế từ bước lập kế hoạch.
Ở trên là một số công việc không thể thiếu cho bất cứ doanh nghiệp nào muốn chuyển văn phòng. Hy vọng những thông tin này của DIZALAND sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn !!
